Poslechnout jako podcast 38:47 · audio verzi tohoto článku načetla umělá inteligence
Znáte situaci, kdy se na shromáždění SVJ nedostavilo dostatek vlastníků a celá schůze skončila bez jediného přijatého rozhodnutí? Nebo se vám zdá komplikované se kvůli jednomu hlasování vydávat napříč celým městem? Hlasování per rollam může být řešením těchto problémů, které trápí většinu společenství vlastníků jednotek.
V praxi se setkáváme s tím, že mnoho vlastníků bytů neví, co si pod pojmem „per rollam“ představit. Přitom jde o velmi užitečný nástroj, který může výrazně usnadnit rozhodování v SVJ. Tento článek vás provede všemi detaily hlasování mimo shromáždění a ukáže vám, jak ho správně využít.
Co znamená hlasování per rollam
Per rollam je latinský výraz, který v češtině znamená „oběžníkem“ nebo „dopisem“. V kontextu společenství vlastníků jednotek označuje způsob rozhodování, který neprobíhá na klasickém shromáždění, ale písemnou formou. Vlastníci jednotek tak mohou hlasovat z pohodlí domova, aniž by se museli fyzicky účastnit schůze.
Tento způsob hlasování není žádnou novinkou – občanský zákoník ho upravuje od roku 2014, ale skutečnou popularitu získal zejména během covidové pandemie, kdy byla shromáždění zakázána nebo výrazně omezena. Mnohá SVJ díky tomu objevila výhody, které hlasování per rollam nabízí i za normálních okolností.
Důležité: Hlasování per rollam má stejnou právní váhu jako rozhodnutí přijaté na řádném shromáždění. Váš hlas má identickou hodnotu a výsledek hlasování je právně závazný pro celé společenství.
Kdy můžete hlasovat per rollam
Zákon rozlišuje dva základní případy, kdy je možné využít hlasování mimo shromáždění. První situace nastává, když svolané shromáždění není usnášeníschopné. To znamená, že se nedostavilo dostatek vlastníků s většinou hlasů. V takovém případě může osoba oprávněná svolat shromáždění navrhnout, aby vlastníci rozhodli o týchž záležitostech písemnou formou mimo zasedání.
Představte si bytový dům se čtyřiceti jednotkami, kde se na důležité hlasování o střeše dostaví pouze deset vlastníků. Pokud nedisponují většinou hlasů, shromáždění není usnášeníschopné. Výbor SVJ (nebo i jiná osoba oprávněná svolat schůzi) pak může navrhnout, aby vlastníci o těchto bodech rozhodli písemně per rollam.
Jaká je lhůta: Když výbor rozešle návrh, musí vám ze zákona dát na rozmyšlenou a doručení odpovědi lhůtu minimálně 15 dní, pokud vaše stanovy neurčují lhůtu delší.
Druhá možnost je flexibilnější – hlasování per rollam můžete využít kdykoli, pokud to výslovně umožňují stanovy vašeho společenství. V tomto případě není nutné nejprve svolávat a „zkazit“ klasické shromáždění. Výbor může rovnou navrhnout hlasování per rollam o jakékoli záležitosti ze své působnosti.
Bohužel mnoho SVJ má ve svých stanovách tuto možnost neupravenou, což výrazně omezuje jejich flexibilitu. Pokud plánujete v blízké době změnu stanov, rozhodně doporučujeme do nich možnost hlasování per rollam doplnit.
Vzory pro per rollam máme hotové. Stačí stáhnout.
Hlasovací lístek, průvodní dopis i počítání kvóra – šablony a video návod najdete v Akademii Domee zdarma.
Právní rámec a povinné náležitosti
Hlasování per rollam upravují paragrafy 1211 až 1214 občanského zákoníku poměrně detailně. Zákon klade důraz na to, aby vlastníci jednotek měli stejné možnosti seznámit se s rozhodovanou věcí jako při klasickém shromáždění.
Návrh na hlasování musí obsahovat:
- Úplné znění navrhovaného usnesení
- Všechny podkladové materiály nebo údaj, kde jsou k nahlédnutí
- Lhůtu pro vyjádření (minimálně 15 dní)
Nestačí jen obecný popis problému – vlastníci musí přesně vědět, o čem hlasují. Pokud hlasujete například o výměně výtahu, musí být přiložena technická zpráva, cenové nabídky a další relevantní dokumenty.
Zákonná lhůta je minimálně 15 dní (vaše stanovy však mohou určit i delší). Počítat tuto lhůtu individuálně pro každého vlastníka od chvíle fyzického doručení by bylo pro výbor logistické peklo. V praxi je proto nejlepší do návrhu přímo uvést jedno konkrétní pevné datum konce hlasování pro všechny (např. „Své hlasy doručte do 30. listopadu“). Výbor si jen musí pohlídat, aby dokumenty rozeslal s dostatečným předstihem tak, aby všichni vlastníci měli na rozhodnutí zmíněných 15 dnů.
Vyjádření vlastníka musí obsahovat:
- Datum, kdy bylo učiněno
- Vlastnoruční podpis
- Plné znění návrhu rozhodnutí na stejné listině
To znamená, že obyčejný e-mail s textem „souhlasím“ u soudu neobstojí – vlastník musí fyzicky podepsat dokument s datem a kompletním zněním usnesení.
Kritický chyták z praxe:
Pokud se hlasuje o záležitosti, u které zákon nebo vaše stanovy vyžadují formu veřejné listiny, pouhý vlastnoruční podpis nestačí – podpis každého vlastníka na hlasovacím lístku musí být úředně ověřen (např. na pobočce Czech POINT), jinak je hlas neplatný. Pozor na častý omyl: běžná změna stanov takovou záležitostí od roku 2020 není (§ 1200 odst. 5 občanského zákoníku) – ověřený podpis je u ní potřeba, jen když to výslovně požadují vaše stanovy nebo zvláštní zákon.
Praktický průběh hlasování
Celý proces hlasování per rollam začíná přípravou ze strany výboru SVJ nebo jiné oprávněné osoby. První krok spočívá ve formulaci jasného a srozumitelného návrhu usnesení. Text musí být natolik konkrétní, aby nemohl být chápán dvěma způsoby. Místo obecného „souhlasíte s opravou střechy“ je lepší „souhlasíte s provedením opravy střešní krytiny podle projektu firmy XY za cenu maximálně 500 000 Kč“.
Současně s návrhem je třeba připravit všechny podkladové materiály. Vlastníci mají právo na stejné informace jako při klasickém shromáždění, takže nesmí být nic podstatného vynecháno. Dokumenty by měly být přehledně uspořádané a opatřené stručným komentářem, který vlastníkům pomůže se v problematice zorientovat.
Doručování návrhu může probíhat různými způsoby podle toho, jak je to upraveno ve stanovách. Nejčastěji se využívá vhození do domovních schránek, doporučená pošta nebo v moderních SVJ i e-mail. Důležité je, aby výbor vedl evidenci o tom, kdy a jakým způsobem byl návrh každému vlastníkovi doručen.
Po doručení návrhu běží vlastníkům lhůta pro vyjádření. Ti mají čas prostudovat materiály, případně kontaktovat výbor s dotazy a rozmyslet si své stanovisko. Vyjádření pak zasílají zpět výboru SVJ obvykle do schránky společenství v domě nebo na adresu výboru.
Vyhodnocení hlasování probíhá po uplynutí stanovené lhůty. Výbor sečte všechny doručené hlasy a zjistí, zda bylo usnesení přijato. Pozor na častou chybu: Většina se počítá z celkového počtu všech hlasů vlastníků jednotek v SVJ, nikoliv pouze z těch, kteří se hlasování zúčastnili. Pokud se vlastník nevyjádří, má se za to, že s návrhem nesouhlasí.
Výsledek hlasování musí být oznámen všem vlastníkům písemnou formou bez zbytečného odkladu. Pokud bylo usnesení přijato, oznámí se i jeho úplné znění. Toto oznámení má stejnou váhu jako zápis ze shromáždění a musí být řádně archivováno.
Pojistka proti lenosti výboru: Co dělat, když hlasování vyvolala naštvaná skupina vlastníků (např. protože shromáždění zkrachovalo) a výbor výsledek odmítá oficiálně vyhlásit? Občanský zákoník pamatuje na „záchrannou brzdu“. Pokud výbor výsledek bez zbytečného odkladu neoznámí, může takové oznámení všem vlastníkům oficiálně rozeslat (na náklady SVJ) ten, kdo usnesení původně navrhl.
Elektronické hlasování a moderní technologie
Elektronické hlasování při hlasování per rollam je dnes již plně realizovatelné a právně uznávané. Občanský zákoník sice vyžaduje vlastnoruční podpis na listině, ale podle současné právní praxe lze za vlastnoruční podpis uznat i prostý elektronický podpis, pokud umožňuje jednoznačnou identifikaci podepisující osoby.
Praktické možnosti elektronického hlasování:
❌ Častá chyba (Obyčejný e-mail bez opory ve stanovách): Ačkoliv zákon teoreticky uznává i tzv. prostý elektronický podpis (např. e-mail s napsaným jménem), u SVJ s ním narazíte. Občanský zákoník zde totiž výslovně vyžaduje „podpis vlastní rukou na listině“. Pokud hlasování obyčejným e-mailem nemáte výslovně povolené ve stanovách, u případného soudu s nespokojeným sousedem by takové hlasování s největší pravděpodobností spadlo pod stůl.
✅ Bezpečné elektronické řešení: Chcete-li bezpečně hlasovat elektronicky, musíte mít tento moderní způsob (a formu ověřování totožnosti, např. přes e-mail a unikátní SMS kód) jasně definován a povolen ve stanovách SVJ. Jedinou výjimkou, která je ze zákona stoprocentně platná i bez úpravy stanov, je hlasování pomocí datové schránky nebo zaručeného/kvalifikovaného elektronického podpisu (např. BankID).
Moderní aplikace s dvoufázovým ověřením: Pokud to vaše stanovy umožňují, nejbezpečnější řešení nabízí specializovaný modul Schůze v aplikaci Domee.app.
- Vlastník se přihlásí do aplikace svým ověřeným účtem.
- Vybere svou volbu u konkrétního hlasování.
- Na jeho e-mail přijde jedinečný ověřovací kód (dodatečná vrstva ověření totožnosti).
- Opsáním kódu zpět do aplikace prokazatelně potvrdí své hlasování.
Tento přístup řeší logistické peklo i administrativu. Aplikace automaticky generuje hlasovací protokoly a bezpečně je archivuje.
Bezpečí dat: Vaše soukromí je priorita. Data máme uložena na velkých serverech v Evropě – konkrétně od Amazonu, který investuje do bezpečnosti miliardy dolarů. Při ukončení spolupráce garantujeme výmaz všech dat po 30 dnech v souladu s GDPR.
Hybridní řešení: Vlastník může návrh vytisknout, vyplnit, podepsat a následně naskenovat a odeslat zpět. Takové vyjádření splňuje i nejkonzervativnější výklad zákonných požadavků.
Právní základ: Podle § 561/1 NOZ lze podpis nahradit mechanickými prostředky tam, kde je to obvyklé. Prostý elektronický podpis je uznáván jako platný, pokud umožňuje identifikaci podepisující osoby. Dvojstupňové ověření prostřednictvím aplikace a e-mailu tuto podmínku spolehlivě splňuje.
Výhody moderního elektronického hlasování:
- Výrazně vyšší účast vlastníků (často 70-90% místo obvyklých 30-50%)
- Okamžité vyhodnocení výsledků bez chyb při sčítání
- Automatická dokumentace celého procesu včetně časových razítek
- Úspora času a nákladů pro výbor i vlastníky
- Možnost hlasovat kdykoliv během stanovené lhůty
- Bezpečnost díky dvojitému ověření totožnosti
Elektronické hlasování per rollam s ověřením kódem tak představuje nejefektivnější způsob rozhodování v SVJ, který je současně právně bezpečný, prakticky výhodný a technologicky moderní pro všechny zúčastněné.
Výhody a omezení této formy hlasování
Hlasování per rollam přináší řadu výhod jak pro vlastníky jednotek, tak pro správu SVJ. Nejvýraznější je bezesporu pohodlí – vlastníci nemusí plánovat čas na účast na schůzi, řešit dopravu nebo hlídání dětí. Můžou hlasovat kdykoliv během patnáctidenní lhůty, kdy jim to nejlépe vyhovuje.
Další podstatnou výhodou je možnost důkladného prostudování materiálů. Na klasickém shromáždění je často čas omezený a vlastníci musí rozhodovat na základě ústního výkladu. Při hlasování per rollam mají možnost materiály několikrát pročíst, případně si je nechat vysvětlit odborníkem.
Z pohledu SVJ je významná výhoda v řešení problému neusnášeníschopnosti. Mnoho společenství se potýká s nízkou účastí na shromážděních, což může paralyzovat jejich fungování. Hlasování per rollam umožňuje rozhodnout o důležitých věcech i při nezájmu části vlastníků o osobní účast na schůzích.
Na druhou stranu má hlasování per rollam i svá omezení. Chybí možnost diskuse a vzájemné výměny názorů mezi vlastníky. Často se stává, že během debaty na shromáždění vystoupí nové informace nebo pohledy na věc, které mohou změnit názor ostatních. Při hlasování per rollam tato možnost neexistuje.
Další omezení spočívá v pevnosti celého procesu. Návrh usnesení musí být formulován předem a během hlasování ho nelze upravit. Pokud se například ukáže, že navrhovaná částka je příliš vysoká, není možné ji během hlasování snížit – muselo by se začínat celý proces znovu.
Časté chyby a jak se jim vyhnout
Praxe ukazuje, že při hlasování per rollam se často opakují stejné chyby, které mohou vést až k neplatnosti celého hlasování.
Nejčastější chyby:
- Krátká lhůta – stanovení lhůty kratší než zákonných 15 dní, nebo nenechání dostatečné časové rezervy na doručení poštou (nejbezpečnější je stanovit jedno pevné datum pro všechny, např. s rezervou 20 dnů od rozeslání).
- Chybějící úřední ověření podpisů – Pokud hlasujete o věci, u které zákon nebo vaše stanovy vyžadují veřejnou listinu, musí každý vlastník svůj podpis na lístku ověřit např. na Czech POINTu, jinak je jeho hlas neplatný. Běžná změna stanov to od roku 2020 není.
- Neúplný návrh – vlastníci dostávají jen obecný popis místo konkrétního znění usnesení
- Neplatné vyjádření – chybí datum, podpis nebo úplné znění návrhu
- Špatný výpočet většiny – počítání pouze z hlasujících místo ze všech vlastníků
Významnou chybou je také špatný výpočet většiny. Na rozdíl od klasického shromáždění, kde se většina počítá z přítomných hlasů, u hlasování per rollam se většina počítá ze všech hlasů vlastníků jednotek v SVJ. Pokud se tedy nevyjádří dostatek vlastníků, usnesení není přijato, i když všichni hlasující souhlasili. Co to znamená pro menšinového vlastníka a proč se vyplatí hlasovat výslovně proti, i když mlčení návrh také brzdí, rozebíráme v samostatném článku.
Tip pro výbory: Před vypršením lhůty pošlete vlastníkům připomínku – zvýšíte tak účast a pravděpodobnost úspěšného hlasování.
Budoucnost hlasování per rollam
Trend směřuje k větší digitalizaci procesů ve společenstvích vlastníků jednotek. Hlasování per rollam se postupně stává standardním nástrojem správy SVJ, protože nabízí flexibilitu a efektivitu, kterou moderní vlastníci bytů požadují.
Technologický vývoj přináší nové možnosti, jak zjednodušit celý proces. Mobilní aplikace určené pro správu SVJ již dnes umožňují organizovat hlasování per rollam s právně platným podpisem, automatickým vyhodnocováním výsledků a okamžitým informováním všech vlastníků.
Lze očekávat, že v budoucnu bude hlasování per rollam ještě více rozšířené a technologicky zdokonalené. Může se stát standardním způsobem rozhodování v situacích, které nevyžadují diskusi, zatímco klasická shromáždění zůstanou vyhrazena pro složitější a kontroverzní témata.
Hlasování per rollam rozhodně není jen nouzovým řešením pro výjimečné situace, ale plnohodnotným nástrojem demokratického rozhodování ve společenstvích vlastníků jednotek. Pokud je správně organizováno a všechny strany znají svá práva a povinnosti, může výrazně zefektivnit fungování SVJ a zvýšit spokojenost vlastníků jednotek.
