Poslechnout jako podcast 14:34 · audio verzi tohoto článku načetla umělá inteligence
Je devět hodin večer, shromáždění po dvou hodinách dohadování konečně skončilo. Sousedé se rozešli do svých bytů a vy jako předseda sedíte v prázdné kočárkárně. V ruce držíte pokrčenou prezenční listinu, poznámky načmárané na zadní straně obálky a snažíte se vzpomenout, jestli paní Nováková hlasovala proti zateplení, nebo se jen zdržela. Zítra z toho chaosu musíte vytvořit oficiální zápis. Víte ale, že pokud uděláte formální chybu, může kterýkoliv vlastník napadnout přijatá usnesení u soudu? Pojďme se podívat, jak napsat zápis ze shromáždění tak, aby byl právně neprůstřelný a chránil samotný výbor.
Co musí obsahovat platný zápis ze shromáždění SVJ?
Ze zákona musí být ze zápisu ze shromáždění SVJ patrné, kdo shromáždění svolal a jak, kdy se konalo, kdo ho zahájil, kdo mu předsedal, jaké další činovníky shromáždění zvolilo, jaká usnesení přijalo a kdy byl zápis vyhotoven. Občanský zákoník (NOZ) nemá pro zápis u SVJ samostatný paragraf, podle § 1221 se ale přiměřeně použijí pravidla pro spolky, konkrétně § 254 NOZ, který těchto sedm náležitostí vyjmenovává a ukládá zápis vyhotovit do 30 dnů od skončení schůze. Výsledky hlasování v procentech podílů, program a prezenční listinu zákon výslovně nežádá, bez nich ale u soudu neprokážete, že usnesení prošlo potřebnou většinou. Vadný zápis sám o sobě usnesení neshodí, znemožní ale jeho obhajobu.
Aby váš zápis obstál před rejstříkovým soudem, bankou nebo naštvaným sousedem, nesmí v něm chybět těchto 6 bodů:
- Hlavička a základní údaje: Kdo schůzi svolal (název a IČO společenství), kde a kdy se shromáždění konalo.
- Konstatování usnášeníschopnosti: Musíte jasně uvést, kolik procent hlasů (podílů) bylo přítomno v momentě zahájení. Příklad: „Shromáždění je usnášeníschopné, přítomni jsou vlastníci disponující 62,5 % všech hlasů.“
- Volba orgánů schůze: Zápis musí uvést, kdo byl zvolen předsedajícím schůze, kdo zapisovatelem a kdo ověřovatelem zápisu (pokud to vaše stanovy vyžadují).
- Program jednání: Přesný seznam bodů tak, jak byl uveden na pozvánce. Pozor: o věci, která na pozvánce nebyla, lze rozhodnout jen za účasti a se souhlasem všech vlastníků oprávněných o ní hlasovat (§ 253 odst. 3 NOZ přes § 1221). Jinak bod jen projednejte a hlasujte o něm později, třeba per rollam.
- Přesná usnesení a výsledky: U každého bodu musí být napsáno plné znění usnesení (např. „Shromáždění schvaluje účetní závěrku za rok 2024“) a přesný výsledek hlasování (PRO: 55 %, PROTI: 5 %, ZDRŽEL SE: 2,5 %).
- Podpisy: Zápis podepisuje předsedající a zapisovatel (případně zvolený ověřovatel). Zákon podpisy nepředepisuje, kdo zápis podepisuje, určují stanovy a zavedená praxe.
Zlaté pravidlo: Proč zapisovat jmenovitě nesouhlas?
Jako výbor nesete podle § 159 NOZ odpovědnost za péči řádného hospodáře. Pokud se na schůzi hlasuje o velmi rizikové investici, se kterou vy jako člen výboru (nebo řadový vlastník) nesouhlasíte, nebuďte zticha.
Vždy trvejte na tom, aby byl váš nesouhlas výslovně a jmenovitě zapsán do zápisu ze shromáždění. (Příklad: Pan Novák hlasoval proti bodu 4 a žádá o zaprotokolování svého nesouhlasu z důvodu…). Je to váš jediný a neprůstřelný důkaz pro případ, že by se celá věc v budoucnu dostala k soudu a hledal se viník, který uhradí vzniklou škodu.
Přílohy zápisu: Bez nich je to jen cár papíru
Samotný text zápisu je jen polovina úspěchu. Jeho nedílnou součástí jsou přílohy, které dokazují, že to, co je v textu napsáno, je pravda. K zápisu musíte vždy pevně připojit:
- Prezenční listinu: Zde musí být jasně vidět podpisy přítomných vlastníků a ideálně i výpočet jejich podílů.
- Plné moci: Pokud se někdo nechal zastoupit, originál plné moci musí být uložen jako příloha zápisu.
- Pozvánku: Abyste doložili, že lidé byli řádně a včas seznámeni s programem.
Schůze bez chaosu? Naučíme vás to za 23 minut.
Modul Shromáždění & hlasování v Akademii Domee – od pozvánky po zápis, včetně šablon ke stažení. Zdarma.
Jak se zbavit noční můry jménem „psaní zápisu“
Pokud po každé schůzi trávíte hodiny v Excelu a Wordu sčítáním hlasů a formátováním tabulek, děláte to pravděpodobně zbytečně složitě. Moderní správa domu už dávno nevypadá jako práce úředníka v devadesátých letech.
S aplikací Domee.app se tvorba zápisu a řízení schůze automatizuje přímo na místě:
- Chytrá prezence: Majitelé se na schůzi „odpípnou“ přes QR kód nebo je zakliknete v mobilu. Systém okamžitě vypočítá usnášeníschopnost podle aktuálních podílů z katastru.
- Automatické výsledky: Hlasujete přímo v aplikaci a systém okamžitě chrlí exaktní procentuální výsledky PRO/PROTI/ZDRŽEL SE.
- Vše rovnou v archivu: Systém dokáže vygenerovat podklady pro zápis, které včetně plných mocí a elektronické prezenční listiny uloží do zabezpečených složek domu. Vlastníci si je mohou kdykoliv přečíst a vy už nic nemusíte tisknout.
Bezpečí dat: Vaše soukromí je priorita. Data máme uložena na velkých serverech v Evropě – konkrétně od Amazonu, který investuje do bezpečnosti miliardy dolarů. Při ukončení spolupráce garantujeme výmaz všech dat po 30 dnech v souladu s GDPR.
Shrnutí
Zápis ze shromáždění SVJ není zbytečná byrokracie, ale klíčový důkazní materiál, který chrání dům i samotný výbor před právními problémy. Pokud si osvojíte pevnou strukturu, nebudete zapomínat na přílohy a delegujete nudné sčítání podílů na moderní chytré nástroje, stane se z nejotravnějšího úkolu měsíce rychlá rutina, kterou vyřešíte ještě týž večer.
